Een evenement organiseren in 5 stappen.

Je wilt een evenement organiseren, maar je hebt geen idee waar je moet beginnen. Er komt zoveel op je af, moet je nu eerst de locatie regelen of begin je eerst met promoten? Je weet het niet en dus doe je…niks. Ondertussen komt de datum van je evenement dichter en dichterbij. Klinkt niet fijn he?!  Hoe kan je dit nu wel goed aanpakken? Lees hier hoe je een evenement kan organiseren in 5 stappen.

Tip 1: Begin op tijd en maak een planning.

Deel de organisatie van het evenement op in 5 stappen of fases:

1. Strategie fase

Hier bepaal je ‘de bestemming’. Waar wil je naar toe?

Je start met het bepalen van het doel van je evenement. Dit is belangrijk omdat dit je houvast geeft. Door precies te weten waarvoor je het doet kan je beter je evenement organiseren. Het geeft je kaders waarbinnen je je evenement kan ‘ontwerpen’.

2. De concept fase

Je weet de bestemming en nu ga je de route bepalen.

De kaders staan. Je bent nu klaar om je evenement verder te ontwerpen. Dit doe je door een event concept uit te werken. Dit event concept is het fundament van je evenement, hierin staat HOE je het doel gaat bereiken. Hierbij staat je gast centraal.

TIP: Je wilt beleving, ervaring en storytelling toepassen zodat je gast echt een transformatie mee maakt. Het is hierbij belangrijk dat je emotie toevoegt, dit kan bijvoorbeeld door het bepalen van een thema waaraan je alles ophangt.

3. De marketing- en organisatiefase

Het doel is bepaald (bestemming), het concept ligt klaar (route) nu gaan we van start met de marketing en organisatiefase (inkleuren van de kaart). Je gaat starten met de marketingfase en gelijktijdig met de organisatiefase.

TIP: Bedenk alles wat je moet regelen vanuit het oogpunt van de gast. Doe je ogen dicht en visualiseer de gast voor je en ga met hem/haar op pad. Zij wordt wakker en het is de dag van het evenement, waar denkt zij aan? Weet ze hoe ze er moet komen, wat moet ze meenemen, moet ze zich ergens op voorbereiden? Door dit te doen weet je zeker dat je overal aan gedacht heb. Dit kan je ook met meerdere mensen uit je eventteam doen. Hieronder vind je opsomming van taken (en vragen) waar je aan kan denken.

4. De evenementfase

Je bent op de bestemming!

De dag van het evenement is aangebroken. Je hebt alles geregeld, het draaiboek is klaar en iedereen weet precies wat zijn of haar taak is.

5. De aftersales / nazorgfase

Het evenement is geweest. Nu is het tijd om te evalueren, de begroting bij te werken en alles te delen op social media en je website. Laat zien wat een geweldige dag het was en bedank je gasten.

Deze 5 stappen om je evenement te organiseren helpen je structuur te krijgen.

Ik heb deze stappen ook in mijn checklist verwerkt met hierbij per fase de taken die daarbij horen. Ben je nieuwsgierig? Download dan hier mijn checklist “Zonder stress een evenement organiseren in 5 fases”