Hoe kies je de locatie van je evenement
Hoe kies je de locatie van je evenement?
Je gaat een evenement organiseren, maar hoe kies je nou de locatie van je evenement? Je moet op zoveel dingen letten. Dit kan best overweldigend zijn. Het helpt om dan te starten met de basis van je evenement. Voor wie doe je het, wat is het doel en wat zijn de kernwaarden van jouw bedrijf. Daarna ga je op zoek naar jouw ideale locatie.
Hieronder help ik je stap voor stap door dit proces heen, volg alle stappen en noteer voor jezelf wat jij belangrijk vindt zodat jij straks de juiste locatie van jouw evenement kiest.
Mijn tips voor het kiezen van de locatie van je evenement zijn:
Bepaal jouw doelgroep
Het is belangrijk om te weten voor wie je het doet. Denk dus goed na wie je doelgroep is.
Als je doelgroep jongeren is dan zal je andere wensen voor je locatie hebben dan wanneer het voor senioren is.
Wat is het doel van je evenement?
Denk goed na over het doel van je evenement. In mijn blog “wat is het doel van je evenement” leg ik uit waarom dit belangrijk is en hoe je dit doet.
Wat zijn de kernwaarden van jouw bedrijf?
De kernwaarden van jouw bedrijf zijn de eigenschappen of drijfveren die laten zien waar jouw bedrijf voor staat. Het is in feite de rode draad van je bedrijf.
Deze kernwaarden wil je terug laten komen in je evenement. Dit kan met name goed in de keuze van je locatie. Is je kernwaarde bijvoorbeeld ‘servicegericht’ dan wil je ook dat de locatie ‘servicegericht’ hoog in het vaandel heeft. Is je kernwaarde ‘bescheiden’ dan zoek je geen locatie die helemaal over de top luxe is.
Sfeer en uitstraling
Past de locatie bij de sfeer en uitstraling die je zoekt? Organiseer je een heel formeel evenement zoek dan een locatie met een zakelijke setting. Wil je juist een heel casual evenement dan is het misschien leuk om een locatie aan het strand te kiezen.
Heb je al een thema voor je evenement bepaald? Kijk dan of het daarbij past.
Zorg dat de sfeer en uitstraling past bij datgene dat je wilt uitstralen en misschien wel net een stapje meer. Zo maak je echt impact op je gasten.
Controleer de toegankelijkheid
Is de locatie makkelijk vindbaar en kan je er goed parkeren? Dit is de eerste indruk die de gast krijgt en bepaalt hoe de gast aankomt op de locatie; ontspannen of gehaast.
Kijk ook of de locatie goed toegankelijk is voor mindervaliden. Zijn er speciale parkeerplaatsen en kan je overal bijvoorbeeld goed komen met een rolstoel?
Wat is de capaciteit van de locatie?
Is de locatie geschikt voor het aantal mensen dat je verwacht? Je wilt niet dat de ruimte te groot is, maar hij moet ook zeker niet te klein zijn. Is er een mogelijkheid om op het laatste moment nog van ruimte te wisselen als dit nodig is?
Is de opstelling mogelijk in de ruimte die je op het oog hebt? En klopt de capaciteit dan nog wel?
Wil je de groep opdelen in kleinere groepjes kijk dan of je gebruik kan maken van meerdere zalen. Is het een meerdaags evenement dan is het handig om te kijken of mensen kunnen blijven slapen, op de locatie zelf of in de omgeving.
Techniek en voorzieningen
Is alles wat je aan techniek nodig hebt aanwezig bij de locatie? Een scherm, een beamer, stroomvoorzieningen, verlichting, etc. Mag je zelf een techniekpartij kiezen of moet je met een bepaald bedrijf samenwerken? Mag je al een dag van tevoren opbouwen?
Catering
Ga weer terug naar je kernwaarden en je doelgroep.
Wat voor catering past hierbij? Heeft de locatie dit zelf of kan je een externe partij hiervoor inschakelen? Check wel of dit mag.
Ik hoop dat je veel aan deze tips hebt gehad en nu makkelijker je locatie kiest van je evenement.
Mocht je nog vragen hebben stuur mij dan een mailtje, plan een afspraak in mijn agenda of vul onderstaand contactformulier in.